全てのミスを無くすことはできなくても減らすことはできる
人間ですから、どれほど頭の良い人でもミスはします。
問題はその頻度と重大さです。
重大さというのは会社にとってそのミスで被る損害が許容範囲かどうかということで判断しますが、そもそも最初からミスの多い人に重要な仕事は任せませんから、多くの会社ではミスをする人間の頻度問題で頭を抱えていると思います。
その一方で社員の誰もが好き好んでミスをしている訳ではなく、中には発達障害などの病気が隠されている場合もあります。
書類の提出期限が守れない・同じ間違いを何度も繰り返してしまうなどといった場合はADHDを疑う必要も出てきます。
それでは今から仕事でミスが多い人の特徴やうっかりミスを防ぐ方法についてご紹介していきます。
仕事でミスが多い人の特徴
・注意力散漫
・集中力がない
・人の話を真剣に聞けない
・メモを取らない
・根拠のない自信をもっている
・確認をしない
・見直しをしない
特徴を見て行くと、こういう人達は仕事のミスが多いと容易に想像できると思います。
特に偏差値の高い大学・大学院を卒業している人は自分の記憶力を過信しすぎてメモを取らない傾向にあります。
頭はよくても多くの情報が入ってくると意外とわからなくなるものです。
記憶力に自信のある人でも、せめて要点だけはメモするようにしておきましょう。
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うっかりミスを防ぐ方法！～スピードアップしてより正確に～
仕事の指示をよく聞きメモを取り不明な点を確認するというのは、社会人として最低限のマナーですが、ミスをしないことにだけ気を取られ正確さだけを重視すると今度は仕事のスピードが遅くなってしまいます。
そこで提案したいのは、上司から依頼された書類の作成等は一旦正確さは横に置いておいてまずは書類作成のスピードをアップさせてみてください。
書類の内容や構成には多少時間をかけても構いませんが、パソコンへの入力業務は最初は早さだけを意識してください。
目標は一般的な入力スピードの2倍の早さです。
もちろん2倍の速さで指を動かせば、入力ミスも発生します。
そこは最初は気にせずとにかく早さに意識を集中させます。
2倍の速さで文章作成ができれば、後の半分の時間を生み出すことができます。
その時間内で次は見直しをします。
あまりにもミスの多い人は最初の内は2回見直した方がいいかもしれませんが、慣れてくれば見直し自体も早くなり、1回で済むようにもなります。
具体的には一般の人が文章作成にかける時間を1時間とするとその半分の30分で仕上げるイメージで仕事を進めます。
最初の内はこの残り30分の内に2回見直しをして、慣れてくれば10分程度1回だけ見直しをすれば済むようになるでしょう。
こういった小さな訓練の積み重ねで仕事も早くなりケアレスミスを格段に減らすことができます。
ケアレスミスを減らすことが出来れば大きなミスも起こしにくくなりますから、まずは自分にできる範囲で小さなミスを防ぐことを考えてください。
Excelの関数・マクロを活用
大企業の場合は社内専用システムを使う業務もありますが、多くの会社では表計算ソフトのExcelを利用していることでしょう。
グラフや分析はピボットテーブルを使うと簡単に処理できますし、Excelの関数を組み合わせたりマクロを設定することで、作業の効率化を図ることもできます。
関数やマクロを活用することで格段に仕事の時間を短縮することもできますし、仕事を効率的に進めることで時間に余裕ができ自ずとミスは減っていきます。
得意を見極める
人には必ず得意・不得意があります。
営業は得意でも事務作業などの細かい業務は苦手という人もいます。
あまりにも向いてない人が作業をした場合には、遅い上に処理上の間違いも多くなります。
また、残念ながらいくら努力しても上達しない人もいます。
こういった場合には上司などに相談し、得意を伸ばせるような業務に従事させてもらうよう働きかけてみるのも一つの解決策です。
苦手な事に必要以上に時間をかけるのは本人にしてみても会社にしてみても得策ではありません。
ただ、上司に理解がないと説得は難しいかもしれません。
それを会社にわからせるためにも得意なことでは抜群に良い成績をあげましょう。
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発達障害が原因だったら周りに協力を仰ぐ
以下のような事が続く場合は努力だけでは解決は難しいです。
・スケジュール管理をしても書類の提出期限を忘れてしまう
・ちょっとしたミスを減らすことができない
・同じミスを繰り返す
こういった場合はADHDなどの病気が隠されていることもあるそうです。
病院を受診して原因がわかれば周りに説明の上で協力を仰ぎ苦手な部分はフォローしてもらった方がよいでしょう。
私が勤めていた会社にも書類の提出期限を忘れたりミスをすることの多い男性がいましたが、締め切り日を二重に設定するなどして、忘れっぽくミスの多い男性には締め切り日を早め、周りの社員で提出前に書類を確認するなど他支店や客先に迷惑をかけないような対応をしていました。
上司や同僚など周りの人間も元々の仕事量が多いため確認業務にもひと手間かかって大変ではありますが、こういったことは入社試験ではわからない事が多く、仕事をしていく上で問題が生じていくわけですが本人を責めても改善されることはありませんから、ある程度は社内でフォローする他ないような感じでした。
発達障害の人の中には特別な才能がある人も大勢いらっしゃるそうですが、その反面このような感じで普通の人ができる簡単な事ができなかったり書類の提出期限を守れなかったりすることもあります。
そのせいで職場に馴染めないケースもあるようですが、どうしても職場に馴染めない場合には自分の得意な分野で力を発揮してみる方が伸び伸びと働けるかもしれません。
体調管理は大事
睡眠不足や体調不良が続くと誰でも仕事上のミスが増えます。
栄養のある食事を摂り、しっかり睡眠時間を確保することも社会人には必要です。
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