一般事務への転職が難しい理由と仕事内容や採用されやすい人の特徴を解説

一般事務への転職が難しい理由

一般事務への転職が難しい理由ですが、結論から申し上げますと単純に需要と供給のバランスが崩れているからです。

決して仕事が難しいとかそういった理由で転職が難しいのではなく、ただ単に求人数に対して求職者が多すぎるからなのです。

 

 一般事務の人気の秘密

一般事務の人気の秘密は、営業をしなくてよいためノルマ的なものもなく、内勤業務として椅子に座ってできるデスクワークのため体力も不要で、仕事内容も簡単ですから難易度の高い資格も不要という様々な面でのハードルの低さと楽なイメージがあるからです。

また、同じ事務職でも経理事務や営業事務に比べると専門知識も不要で、残業も少ないイメージがあるため一般事務を目指そうとする人で溢れてしまっているのです。 

 

【一般職より総合職!!】それは一昔前の話

一昔前は一般職より難易度の高い職種である総合職の方が人気があったのです。

しかし、総合職には女性でも当たり前に転勤があったり、エリア職を希望した場合にはなりたい職種に就かせてくれなかったりと男性社員に求められるものと同じ厳しさがありますが、今は男性社員と肩を並べてバリバリ働くといった働き方を望まない女性たちが増えてきたのです。

 

一般職である事務員は基本的に転勤・異動もなく営業活動もしなくてよいため総合職の女性達に比べると残業も少なく、働きやすいと言われています。

 

一般職の方が総合職より給料が安い

もちろんその分給料は少ないのですが「給料を数万円多く貰うことで身を粉にして働かされるくらいなら、給料が少なくたって人間らしく女性らしい生活を送りたい」そう考える女性が多くなってきたのです。 

 

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 一般事務の仕事は簡単

営業の仕事はプロセスに正解はなく結果が全てですが、一般事務の仕事には明確な正解があります。

一般事務は経理事務や営業事務ほどの煩雑な業務はありませんが、早く正確に簡単な仕事を数多くこなすという任務を与えられておりまして、マルチタスクが求められます。

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一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容は来客の応対・電話の取次ぎ・メール確認・資料作成・ファイリング・コピー・庶務全般・お茶くみなどの雑用が主ですが、企業の規模によっては営業事務と経理事務と総務事務を兼務することもあります。

こうなってくると、一つ一つの仕事の難易度は低いもののとにかく多くの仕事を並行して進めていく必要がでてきます。

 

営業事務を兼務する場合には

営業事務を兼務する場合には電話応対・受発注業務・納品伝票発行・在庫管理・見積書作成・請求書作成・各種書類作成等営業のフォロー業務になりましてExcel・Word・アクセス・PowerPointなどを使いこなす必要があります。

Excelでデータ入力をする場合には関数やピボットテーブルを用いて売上を集計したりします。

 

経理事務を兼務する場合には

経理事務を兼務する場合は旅費精算他現金出納業務・入出金業務(15日・20日・末日が多い)・振込等支払い業務(20日と末日が多い)・日々の仕訳・振替伝票入力・損益計算書貸借対照表等決算書の作成(月次・四半期・年次)・売掛金管理・買掛金管理・小切手・支払手形の発行・受取手形の管理(資金繰りにより割引手形等対応)・現金・普通預金当座預金管理・資金繰り等を行います。

 

人事・総務事務を兼務する場合には

人事・総務事務を兼務する場合には求人等採用業務全般・出勤簿の管理・社会保険料計算・給料計算・社員の健康診断・出張の手配・郵便物の処理・各種名簿作成・お中元お歳暮年賀状等の対応業務などがあります。 

 

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大企業の場合は経理業務は経理課の中だけで行い、総務は総務課の中でだけで仕事は枝葉になって分かれていますから一般事務は楽な仕事に見えてしまいますが、会社の規模が小さくなればなるほど上記に記載した業務を兼務で一般事務員が全て行うことになります。

 

ですから業務は簡単ですが、中小零細企業に就職すれば外勤営業以外の仕事は、ほぼ一人で行うケースもありますから椅子に座って作業はできるものの決して楽な仕事でもないのです。

 

また、大企業でも支店・営業所勤務で事務が一人の場合には、給料計算・社会保険料計算・支払手形の発行・手形の管理・資金繰り等は本社でしてもらうことができますが、その他の業務は全て一人で執り行うことになります。

 

会社の規模や本人の力量次第では全ての業務を兼務するケースもある 

総合職のように営業のノルマを課せられないという面では精神的には楽ですが、全ての業務を兼務していると息つく暇もないほどの忙しさになりますから残業することも多くなります。

また、多くの仕事を任されるようになってくると各種契約書類の確認や責任者に代わって契約業務を行うこともあります。

もちろん契約前には相手方の会社の決算書を3年前までは遡って資産・負債・当期純利益の他キャッシュフローなども徹底的に調べますが、それでも回収不能となった場合には弁護士に依頼したり裁判に関する書類の確認も必要になることから、一般常識は当然として多少の法律も知っておかなければならなくなってきます。 

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事務でここまで任されると大変ではありますが、将来独立を希望している人などは敢えて小さい会社に入社した方が一通りのことがわかるようになり非常に勉強になりますし、学べることも多くあります。 

 

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 資格は何を持っていれば有利?

経理事務であれば日商簿記2級・1級辺りを取得して実務経験が3年以上あれば採用されやすいのですが、一般事務には経理スペシャリストを求めているわけではありませんので、そこまでの資格がなくてもよいのですが日商簿記3級程度は取得しておいた方が会計がある程度理解できている人と思われて面接官の印象がいいです。

その他にはパソコンの資格はあったほうがいいですが、持っていなくても使いこなせるのならその部分をアピールしたほうがいいです。

他には字を書く事も往々にしてありますので、字が綺麗な方が重宝がられます。

具体的には書道や硬筆検定の有段者であれば有利になります。

一見無関係に見えますが宅建行政書士・社労士等の国家資格を持っている場合には是非履歴書に書いてください。これらの試験は難易度が高く法律の知識がある証明にもなりますから、採用される確率が高くなります。

 

性格的には明るくコミュニケーション能力が高い人が好まれます。

 

採用は履歴書で8割決まっている

一般事務は特に応募数も多いため、書類選考を行われるものだと考えておいてください。

履歴書を送ってきた全ての人を集めて一般常識やIQテストを行うことはほとんどありませんから履歴書で8割決まっていると考えてください。

ですから、履歴書や職務経歴書は普段よりも丁寧な字で書く必要があります。

時折、間違って記載した箇所に修正ペンを使っている人がいますが、日本の会社ではそれを怠慢とみなすことが多いです。

手間でも間違った場合は一から書き直した方がいいです。

書けたら見直して間違いなければ最後に顔写真を貼りましょう。

 

採用者が見るポイントは?

・職歴中途採用の場合は即戦力で安心して仕事を任せられる人を求めていますから事務の場合は職を転々としている人よりも最低3年、できれば5年以上同じ職場に勤めていた人の方が信頼されやすいです)

・PCスキル

・簿記系の資格(一般事務は簿記の資格はなくてもいいのですが将来的に経理を任せるケースもあるため持っているに越したことはないです)

・雰囲気・コミュニケーション能力(来客の応対も多いため、明るく話やすい雰囲気で上品な人が好まれます)

 

 

面接ではしゃべり過ぎは禁物

会社によっては個人情報を扱うところもあり秘密保持契約書を交わすこともあります。

その為、聞かれてもいない事をベラベラしゃべるような女性は敬遠されることもあります。

明るさや話しやすさは大事ですが、必要以上に聞かれていないことまで喋り過ぎるのはよくありません。

 

私の他に数名が採用試験を通った後で受けた面接の時にも、他の女性は喋りすぎていたことから信用ならないという理由で私が採用されたこともありました。

 

私の経験上ですが、試験は全力で取り組み面接では謙虚な姿勢を持ちつつ、自信を持って臨めば上手く行くような気がします。

  

一般事務の正社員が無理なら派遣社員という選択もある!

一般事務の正社員になれなかった場合で、どうしても一般事務の仕事に就きたければ、遠回りにはなりますが一旦派遣会社に登録し派遣社員として事務の実務経験を積んでから再度正社員にチャレンジするという選択肢もあります。

中小企業であればパートや契約社員から正社員になれるケースもありますから、もし採用試験に落ちたとしても一般事務員とし働く方法はいくらでもあります。

気長に頑張っていきましょう。

 

 一般事務に最も求められるのはバランス力

一般事務に必要なのは専門知識や特殊な技術ではなく、すべての業務を並行して進めていけるバランス力です。そして周りをさりげなくフォローできるしなやかさも大切です。

それを頭の片隅に置いておくと採用された後で、こんなはずではなかったと思うことは少なくなるでしょう。 

 

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